A planilha é melhor visualizada
na resolução FULL HD (1920x1080)
mas pode ser vista em HD (1280x720).
O ideal é visualizá-la na proporção 16:9.
Este Tutorial explica aos
Coordenadores de Projetos
e demais envolvidos,
conforme cada caso,
sobre como preencher os
Relatórios Mensais.
São planilhas simples e,
ao mesmo tempo em que
falicitam a tarefa necessária
à prestação de contas,
também ajudam a controlar
o andamento do Projeto.
Para acessar a Planilha, utilize o link
que você recebeu por e-mail.
Primeiro, acesse o link
que você recebeu por e-mail.
Espírito Santo
INSTITUTO
FEDERAL
Polo de Inovação
Vitória
MULTIÁREA
Olá!
Este é um Tutorial Polo !
Nele você vai conhecer sobre
RELATÓRIOS MENSAIS
e como preenchê-los por planilha.
Navegue pelo tutorial usando as setas
em seu teclado ou clicando o mouse.
Vamos começar?!
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ou
A planilha é melhor visualizada
na resulução FULL HD (1920x1080)
mas pode ser vista em HD (1280x720).
O ideal é visualizar na proporção 16:9.
O nome do arquivo
(1)
é padronizado e não precisa ser alterado.
⬋(1)
A planilha é melhor visualizada
na resulução FULL HD (1920x1080)
mas pode ser vista em HD (1280x720).
O ideal é visualizar na proporção 16:9.
O Percentual (%) de Execução Total
(1)
e o
Percentual (%) de Execução por Macroentregas
(2)
são preenchidos automaticamente
a partir do que o Coordenador informa na aba PLANO DE TRABALHO.
⬅(1)
⬅(2)
A planilha é melhor visualizada
na resulução FULL HD (1920x1080)
mas pode ser vista em HD (1280x720).
O ideal é visualizar na proporção 16:9.
A planilha começa na aba CRONOGRAMA, apenas para consulta.
Note as diferentes abas da planilha
(1)
.
⬋(1)
As datas
(1)
são preenchidas pela Gerência de Projetos do Polo a partir do
Cronograma de Execução Financeira e das assinaturas de Termos de Aceite de Macroentrega.
A planilha é melhor visualizada
na resulução FULL HD (1920x1080)
mas pode ser vista em HD (1280x720).
O ideal é visualizar na proporção 16:9.
⬅(1)
Terminamos de conhecer a
aba de CRONOGRAMA.
Se tiver dúvida, sempre pode
contar com a ajuda da Equipe do Polo.
Na segunda aba da Planilha, RELATÓRIOS, é onde são informadas
as atividades executadas mês a mês pela Equipe de Pesquisa do Projeto.
Começe escolhendo o perfil de membro da equipe
(1)
clicando no balão com fundo azul claro.
⬋(1)
Ao selecionar o perfil do membro da equipe, uma lista de atividades correspondentes
ao perfil será listada
(1)
.
A lista possui códigos seguidos da descrição correspondente a cada atividade.
⬅(1)
Agora, veja que os nomes dos membros da Equipe de Pesquisa
estão listados logo abaixo das atividades
(1)
e, ao lada de cada um,
estão indicadas as funções e vínculos no Projeto
(2)
.
⬆
(1)
⬆
(2)
São funções: Coordenador, Pesquisador, Estudante e Colaborador Externo.
São vínculos: bolsista, voluntário e autônomo (RPA).
Parece muita coisa mas, depois de se ganhar familiaridade, percebe-se que a planilha é simples.
A seguir, lembre-se de que o cabeçalho dos meses de execução do Projeto e ME correspondente
(1)
são automáticos, a partir das datas informadas pelo Polo na aba CRONOGRAMA.
⬆
(1)
ME = Macroentrega
Agora, perceba esta área
(1)
da planilha, com algumas células preenchidas como exempo.
Vamos ver mais de perto...
⬅(1)
Agora, atenção para a área abaixo dos cabeçalhos de meses
(1)
da planilha,
com algumas células preenchidas como exemplo.
Vamos ver mais de perto...
⬅(1)
Agora, perceba esta área
(1)
da planilha, com algumas células preenchidas como exempo.
Vamos ver mais de perto...
⬅(1)
Consultando a lista de atividades por função:
a) ESCOLHA O CÓDIGO DA ATIVIDADE REALIZADA;
b) INFORME CADA CÓDIGO (seperado por vírgula) NA COLUNA DO MÊS DAS ATIVIDADES
E NA LINHA CORRESPONDENTE A CADA PESSOA.
Vamos ver mais de perto...
⬌
Agora, perceba esta área
(1)
da planilha, com algumas células preenchidas como exempo.
Vamos ver mais de perto...
⬅(1)
As células que forem preenchidas com os códigos das atividades
serão convertidas em texto para o relatório.
⬌
Não se preocupe com esse texto das atividades. Ele está em uma aba oculta RELATÓRIOS TEXTO,
usada pelo Polo para gerar os arquivos PDF dos Relatórios Mensais e do Ateste
para uma única assinatura validando todos os relaótrios.
Agora, perceba esta área
(1)
da planilha, com algumas células preenchidas como exempo.
Vamos ver mais de perto...
⬅(1)
Por fim, note que algumas células estão na cor cinza
(1)
.
É apenas um lembrete do mês previsto para encerramento de vínculo do membro da equipe.
(1)➡
Esperamos que o preenchimento dos
Relatórios Mensais seja uma tarefa
menos burocrática, deixando
mais tempo para o Pesquisador
de fato trabalhar na pesquisa.
A lista de atividades de modo geral
atende à proposta de relatório.
No entanto, o Coordenador pode
alterá-la, remover e acrescentar
atividades.
Vamos ver como funciona?
O Plano de Trabalho é executado
mensalmente.
Agora vejamos sobre ele na
aba correspondente,
onde serão feitos os
registros das atividades
previstas para cada Macroentrega.
Não tem complicação...
Todos os membros da
Equipe de Pesquisa estão registrados
na aba EQUIPE.
O preenchimento é feito
pela equipe do Polo.
Agora vamos conhecer
este registro...
Na aba LISTA DE ATIVIDADES estão relacionadas a FUNÇÃO
(1)
e ATIVIDADES
(2)
correspondentes.
⬋(1)
⬋(2)
NÃO EDITE as colunas Nº
(1)
e Cód.
(2)
, mas você pode acrescentar, remover e mover linhas livremente
pois a numeração e os ócdigos ãso recalculados automaticamente.
⬋(1)
⬋(2)
As colunas Tipo
(1)
e Periodicidade Estimada
(2)
são de referência e podem ser editadas livremente.
(1)⬊
(2)⬊
Estamos quase acabando...
Antes de começarmos esta jornada,
sugeri tomar um cafezinho?
Os membros da Equipe estão listados na primeira coluna e, caso encerrem o vínculo,
uma nova linha de registro é criada.
As demais colunas são para registro do instrumento que vinculou cada pessoa,
início e fim de atividade, tipo de vínculo, cargas horárias, tipo de bolsa,
identificador da pessoa (CPF)...
Caso o Coordendora precise alterar as informações, é possível pedindo-se apenas que registre
na coluna de Observações
(1)
sobre o que foi modificado.
Ah! Só mais uma coisa.
Vamos adotar um código de cor
para as explicações.
Quadros em
vermelho
serão para
áreas que você
não precisa editar
.
Quadros em
verde
são para áreas
que você
pode editar
.
Na aba PLANO DE TRABALHO estão listadas as atividades previstas para as Macroentregas.
Basta marcar se a atividade está EM ANDAMENTO ou CONCLUÍDA
(1)
.
Caso concluída,
indique uma data
de referência para a conclusão.
⬋(1)
Se você marcar duas opções ao mesmo tempo, ou se marcar que a atividade foi concluída
mas esquecer de informar uma data, não se preocupe! Aparecerá um aviso na primeira coluna
(1)
sobre o ajuste a ser feito.
⬋(1)
Conforme as atividades forem sendo marcadas, os percentuais de Macroentregas são
automaticamente calculados e mostrados
(1)
.
(1)⬊
Agora, para finalizarmos...
(1)⬊
Finalizamos!!!
Qualquer dúvida, o Polo de Inovação
está sempre à disposição para ajudar
e melhorar.
CRÉDITO DA TRILHA SONORA:
"Study And Relax" Kevin MacLeod (incompetech.com)
Licensed under Creative Commons: By Attribution 4.0 License
http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
1
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